Le secrétaire-standardiste reçoit tous les appels entrants de la société et les oriente vers les personnes demandées. Il accueille les visiteurs de l’entreprise et leur donne les renseignements nécessaires.
Activités et responsabilités :
o Gérer les appels téléphoniques entrants et à les orienter vers le bon destinataire.
o Renseigner et d'orienter les visiteurs à l’accueil. Cela consiste aussi à les faire patienter en veillant à leur confort et à les accompagner, si nécessaire, jusqu'au bureau de la personne visitée ;
o Gérer le secrétariat en prenant en charge quelques activités de secrétariat : réception et classement du courrier, envoi de recommandés ou de colis, mise à jour de fichiers, prise de messages, gestion d'emplois du temps, gestion des coursiers ;
o Contrôler l’accès des visiteurs. Le secrétaire-standardiste doit contrôler et vérifier l'identité des visiteurs, remettre des badges si disponibles, vérifier la destination des visiteurs auprès des personnes visitées.
Compétences/capacités requises :
o Les savoirs :
Respecter les règles et consignes de sécurité
Maitriser les systèmes d'informations et de communication Maitriser des outils bureautiques
Maitriser les méthodes de classement et d'archivage
o Les savoir-faire :
Accueillir des visiteurs
Assurer un accueil téléphonique
Renseigner et orienter les personnes selon leur demande Contrôler l'accès et la circulation des personnes dans la société Actualiser les informations mises à la disposition du public Réceptionner les courriers entrants
Tenir un registre
Réaliser des travaux de reprographie
Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier Conseiller un interlocuteur dans des démarches administratives
o Les savoir-faire comportementaux :
Etre souriante ;
Etre attentif et méthodique ; Avoir le sens relationnel ; Etre proactif et réactif;
o Autres compétences attendues :
Maîtriser de la communication écrite et orale ;
Maîtriser du français et de l’anglais ;
Formation : BAC + 2 en secrétariat
Type de contrat : Stage de 3 mois renouvelables une fois.
Situation du poste : Ouagadougou et tout lieu selon le besoin de l’entreprise